Andmekaitse inspektsiooni peadirektor Viljar Peep saatis möödunud nädalal kohalikele omavalitsustele ringkirja, milles juhib tähelepanu dokumendiregistrite ühendamisega seotud riskidele, kohalike andmekogude pidamisele ning uuele andmekaitseõigustikule.
Kohalike omavalitsuste ühinemisel tuleb ühendada ka nende dokumendihaldus ja seda peegeldav dokumendiregister. Kuni vana register sisaldab dokumente, mille säilitustähtaeg pole lõppenud, tuleb tagada avalikkuse juurdepääs ka vana registri sisule.
Vana registri sisu ülekandmine uue andmestikku oleks kahtlemata kasutajale mugavam, ent omavalitsusele on selline lahendus kallim ja keerulisem. Alternatiivina võib seniste dokumendiregistrite avaliku vaate ka kehtiva registri juurde linkida.
Samuti tuleb kohalike omavalitsuste ühinemisel liita ühinevate omavalitsuste peetavad andmekogud. Paraku on aga juba olemasolevate kogudega omajagu segadust, selgub ringkirjast. Inspektsiooni peadirektor möönab, et tänane andmekogu määratlus ei sobi hästi omavalitsustele.
«Esiteks ei ole seadusandja olnud omavalitsuste andmekogude osas järjepidev. Näiteks lemmikloomade ja kalmistute kohta on omavalitsustele eriseadusega pandud andmekogu asutamise kohustus. Märksa tundlikum on aga näiteks hoolekande-alane teave, mida omavalitsustel on ka väljaspool riiklikke registreid. Sellise info jaoks ei nõua seadusandja andmekogu asutamist,» selgitas Peep.
«Teiseks ei arvestata kohalike erisustega. Toon taas näiteks lemmikloomaregistri. Suurlinna kümnete tuhandete lemmikloomade ja nende omanike andmestik on mahukas. Selle haldamine digitaalse andmekoguna on mõttekas vaatamata IT- ja auditikuludele. Väikevalla puhul, kes peab arvet poolesaja koera üle, oleks see mõttetu – piisaks ka paberkaustast,» lisab ta.
Kui eri omavalitsustes on seni samade ülesanneteks kasutatud eri lahendusi, tuleb ühinemisel kaaluda, kas mingit liiki teabe haldamiseks peab asutama andmekogu või mitte. Kui omavalitsus on pidanud vajalikuks luua andmekogu, tuleb täita selle pidamise nõudeid. «Tähtis ei ole, kas mingit infot peetakse andmekogus või ilma selleta,» selgitab inspektsiooni peadirektor. «Tähtis on see, et info oleks turvaliselt hoitud ja nõutud ulatuses avalikult kättesaadav.»
Ühinemisel tuleb silmas pidada ka seda, et andmekaitseõigus on muutumas. 2018. aasta 25. maist asendab senise isikuandmete kaitse seaduse Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus. Seetõttu tasub omavalitsustel juba ühinemisel oma andmetöötlusprotsessid määruse nõuetega vastavusse viia.